Manajemen Sistem Informasi dalam Pendidikan

Pokok-pokok Manajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP)

Suatu organisasi pendidikan akan menjalankan fungsi-fungsi operasi yang harus berjalan dalam organisasi tersebut untuk mencapai tujuan dari penyelenggaraan pendidikan itu sendiri. fungsi-fungsi operasi dalam organisasi pendidikan meliputi fungsi operasi akuntansi/ keuangan, kepegawaian, akademik/Kurikulum, administrasi perkantoran, proses kegitan belajar mengajar, gedung dan ruang, perpustakaan, alumni.

Untuk menjalankan fungsi-fungsi operasi tersebut dibutuhkan manajemen di mana sudah barang tentu fungsi-fungsi manajemennya harus dapat berjalan dengan baik. Fungsi-fungsi manajemen yang harus berjalan dalam menggerakan fungsi operasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan sekurang-kurangnya meliputi fungsi planning, organizing, staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgeting.


Fungsi menajemen memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi dan tingkat relasional yang kompleks antar fungsi operasi ketika harus menjalankan fungsi operasi tersebut yang di bangun dalam organisasi pendidikan. Ketika fungsi operasi dalam organisasi berjalan sesuai fungsi manajemen, maka akan terjadi lalulintas data dan informasi yang saling terkait dan saling membutuhkan sehingga tingkat kompleksitas relasional antar fungsi tersebut kelihatan sekali.



Kompleksitas relasional data dan informasi tersebut meliputi tahap-tahap pengumpulan data, klasifikasi data, pengolahan data supaya berubah bentuk, sifat, dan kegunaan menjadi informasi, interpretasi informasi, penyimpanan informasi, penyampaian informasi atau transmisi kepada pengguna dan penggunaan informasi untuk kepentingan manajemen organisasi.

Tahapan kompleksitas relasional data dan informasi memungkinkan ditempuhnya delapan tahap penting dalam penanganan informasi, yaitu penciptan informasi, pemeliharaan saluran informasi, transmisi informasi, penerimaan informasi, penyimpanan informasi, penelusuran informasi, penggunaan informasi dan penilaian kritis serta umpan balik. Tahap-tahap tersebut menjadi sebuah bentuk manajemen sistem informasi pendidikan.

Manajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP) adalah sistem yang didisain untuk kebutuhan manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi pendidikan. Jenis data dan fungsi-fungsi operasi disesuaikan dengan kebutuhan manajemen.

Dari uraian tersebut di atas dapat disebutkan bahwa wilayah garapan/pokok-pokok Manajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP) meliputi:

1. Sistem informasi Akuntansi/Keuangan,
2. Sistem Informasi Kepegawaian
3. Sistem Informasi Akademik/Kurikulum
4. Student Centered Learning melalui e-Learning
5. Sistem informasi perpustakaan

Proses penggunaan MSIP dalam meningkatkan mutu layanan pendidikan

Manajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP) adalah sistem yang didisain untuk kebutuhan manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi pendidikan. Maksud dilaksanakannya MSIP adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi manajemen ; planning, organizing, staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgeting dalam rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi pendidikan.

Dengan adanya MSIP organissi pendidikan akan merasakan beberapa manfaat sebagai berikut, pertama, tersedianya sistem pengeloaan data dan informasi pendidikan. Kedua, terintegrasinya data dan informasi pendidikan untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Ketiga, tersedianya data dan informasi pendidikan yang lengkap bagi seluruh stakholders yang berkepentingan dalam bidang pendidikan.

MSIP digunakan oleh penggunanya sebagai alat bantu pengambil keputusan dan oleh pihak lain yang tergabung dalam inter-organizational information system sehingga organisasi pendidikan dapat berinteraksi dengan pihak berkepentingan (stakeholders). Nilai penting MSIP adalah:

1. Sistem Informasi yang berbasis computer (computer-based information sistems) memungkinkan pendelegasian kegiatan rutin.
2. Teknologi informasi memungkinkan pengolahan data secara lebih akurat dan andal.
3. Pembuatan keputusan akan ditunjang dengan pilihan alternatif yang lebih objektif dengan data pendukung yang lengkap.
4. Monitoring dan evaluasi memerlukan penyerapan informasi secara cepat dan efisien.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa MSIP sangat berguna dalam meningkatkan mutu layanan pendidikan.


Jenis data yang biasa digunakan untuk kepentingan MSIP

Data adalah Semua fakta, petunjuk, indikasi, dan informasi baik dalam bentuk tulisan (karakter), angka (digital, gambar/analog termasuk peta), media magnetik, dokumen, dan bentuk lain yang didapat dari hasil penyelidikan umum dan eksplorasi.

Informasi adalah Rangkuman data yang telah mengalami proses pengolahan dan atau interpretasi yang disajikan dalam bentuk peta, laporan baik hard copy maupun soft copy. Jenis data dapat diklasifikasikan berdasarkan:

1. Sumber : Internal, eksternal
2. Tahapan Kegiatan : Primer, sekunder
3. Sifat : Dasar, Olahan, Interpretasi
4. Bentuk : Fisik, Non fisik/elektronik
5. Kerahasiaan : Terbuka, tertutup

Jenis data yang biasa digunakan untuk kepentingan MSIP:

1. Data Akuntansi/Keuangan
2. Data Kepegawaian
3. Data Akademik/Kurikulum
4. Proses KBM melalui pendekatan Student Centered Learning melalui e-Learning
5. Data perpustakaan

Fungsi manajemen informasi

a. Manajemen data

Fungsi manajemen sistem informasi dalam konteks manajeman data menyiratkan suatu kumpulan data yang terorganisasi beserta tatacara penggunaannya yang mencakuo lebih jauh dari sekedar penyajian. Keberhasilan manajemen system informasi dalam kontek menajemn data bergantung pada tiga faktor utama yaitu keserasian dan mutu data, pengorganisasian data dan tatacara penggunannnya.

Perkembangan fungsi manajemen sistem informasi dalam konteks manajeman data dapat dilihat pada tiga hal pokok yaitu cara pengumpulan dan pemasukan data, cara penyimpanan dan pengambilan data serta cara penerapan data.

Pengelolaan data Suatu kegiatan yang dilakukan secara professional dan terpusat, meliputi penyimpanan, penataan, pengolahan dan pemanfaatan.

b. Monitoring

Sistem Informasi adalah suatu sistem konseptual yang memungkinkan manajer untuk mengendalikan dan memonitor sistem fisik perusahaan yang digunakan untuk mentrans-formasikan sumber daya input menjadi sumber daya output.

c. Pengambilan keputusan

Manajemen informasi dalam pengambilan keputusan adalah Sistem Pendukung Keputusan (SPK) yang tidak ditekankan untuk membuat keputusan, melainkan melengkapi kemampuan untuk mengolah informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan. Dengan kata lain, sistem pendukung keputusan membantu manusia dalam proses membuat keputusan, bukan menggantikan perannya dalam mengambil keputusan.

Manfaat yang dihasilkan dari manajemen informasi SPK:

1. Memperbesar kemampuan pengambil keputusan untuk memproses informasi dan pengetahuan.
2. Memperbesar kemampuan pengambil keputusan dalam menangani permasalahan yang kompleks, berskala besar, dan menggunakan banyak waktu.
3. Memperpendek waktu pengambilan keputusan.
4. Meningkatkan reliabilitas dari hasil keputusan dan outcome.
5. Mendorong pelaksanaan eksplorasi bagi pengambil keputusan.
6. Memberikan pendekatan baru dalam proses berpikir mengenai lingkup permasalahan dan konteks keputusan.
7. Membangkitkan bukti baru dalam mendukung sebuah keputusan atau konfirmasi dari asumsi yang sudah ada.
8. Menghasilkan keunggulan strategis dan kompetitif di dalam persaingan antar organisasi. termasuk kemampuan grafik menyeluruh atas pertanyaan? pertanyaan pengandaian.

d. Evaluasi dan penilaian

Manajemen informasi dalam konteks evaluasi dan penilaian member manfaat:

1. Kegiatan monitoring-evaluasi yang dilakukan secara internal dapat diintegrasikan ke publik dengang dukungan manajemen sistem informasi.
2. Manajemen sistem informasi akan meningkatkan akuntabilitas program lembaga/organisasi.
3. Keterlibatan publik melalui dukungan manajemen sistem informasi akan meningkatkan kinerja program lembaga/organisasi.

e. Mengontrol kualitas

Manajemen informasi dalam konteks Kontrol terhadap kualitas memungkinkan untuk melakukan proses pengumpulan dan evaluasi fakta/evidence untuk menentukan apakah suatu sistem informasi telah melindungi aset, menjaga integritas data, dan memungkinkan tujuan organisasi tercapai secara efektif dengan menggunakan sumber daya secara efisien.

f. meningkatkan daya kompetensi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Oleh karena itu sangat jelas bahwa menajeman system informasi akan berdampak kepada peningkatan daya saing komptensi.

g. Pengembangan kelembagaan (misalnya sekolah)

Manajemen sistem informasi yang berkualitas biasanya diukur dalam tiga dimensi berikut:

1. Dimensi waktu : informasi harus ada saat dibutuhkan (timeliness), selalu up to date (currency), disajikan berkali-kali sebanyak dibutuhkan (frequency), dan dapat menyajikan untuk periode sekarang, masa lalu dan masa datang (time period).
2. Dimensi content : Informasi harus bebas dari kesalahan (accuracy), harus berhubungan dengan kebutuhan penggunanya pada situasi tertentu (relevance), disajikan secara lengkap (completeness), hanya yang dibutuhkan yang disajikan (cincisenee), dapat disajikan untuk lengkungan luas maupun terbatas atau internal/eksternal fokus, dapat menunjukan kinerja dengan pengukuran aktivitas yang telah diselesaikan.
3. Dimensi bentuk : informasi harus dapat disajikan dalam bentuk yang mudah dimengerti (clarity), dapat disajikan secara detail atau ringkasan, dapat diatur dalam urutan tertentu, dapat disajikan secara narrativ, dapat disajikan dalam media cetak.

Jika Manajemen system informasi dapat memenuhi syarat kualitas tersebut di atas, sudah barang tentu akan dapat mengembangkan kelembagaan.

h. Mengefektifkan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya

Manajemen sistem informasi dalam konteks SDM berupaya agar keputusan yang diambil dan aktifitas yang dilaksanakan selalu mengacu kepada mutu SDM yang terukur dan dapat teramati validitasnya berdasarkan perilaku seorang pegawai (SDM) dalam suatu organisasi yang dirancang dalam system informasi manajemen sumber daya manusia.

Aplikasi Manajemen sistem informasi dalam konteks SDM adalah aplikasi yang ditujukan untuk membantu organisasi/perusahaan mengelola kompetensi sumber daya manusia. Dalam hal ini pengelolaan SDM memiliki ruang lingkup:

1. Organisasi dan uraian jabatan pegawai.
2. Pengelolaan standar kompetensi baik kompetensi dalam kaitannya dengan karakter pegawai maupun kinerja yang bersifat skill.
3. Pengelolaan data jabatan, kebutuhan kompetensi jabatan, dan penentuan level kebutuhan kompetensi jabatan.
4. Pengelolaan data pegawai dan kompetensi individu.
5. Aplikasi gap and match kompetensi.
6. Aplikasi system perencanaan karir (rotasi, mutasi, demosi, promosi).
7. Aplikasi sistem kinerja.

Dengan adanya manajemen sistem informasi SDM diharapkan pengelolaan SDM semakin efektif dan efisian.

i. Menyederhanakan birokrasi

Manajemen berbasis teknologi sistem informasi telah menjadi suatu komponen yang tidak terpisahkan dari mekanisme kantor. Penggunaan teknologi system informasi yang tepat dan didukung oleh keahlian personel yang mengoperasikannya dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan kinerja individual yang bersangkutan. Bahkan berbasis teknologi sistem informasi sangat meungkinkan untuk dapat menyelesaikan beberapa pekerjaan cukup oleh seorang SDM saja. Dengan demikian manajemen berbasis teknologi sistem informasi dapat menyederhanakan birokrasi.

j. Meningkatkan efisiensi

Pemanfaatan teknologi informasi dapat menghasilkan efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang dihasilkan. Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardware), program aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi.

k. Membuat perencanaan

Perencanaan adalah proses di mana manajer secara matang dan bijaksana memikirkan dan menetapkan sasaran serta tindakan berdasarkan beberapa metode yang diperlukan untuk mencapainya, dan proses itu sendiri merupakan suatu cara sistematik yang ditetapkan untuk malakukan kegiatan. Dengan merujuk pada definisi di atas, maka manajemen berarti suatu proses yang menekankan keterlibatan dan aktivitas yang saling terkait untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Sebuah kebijakan informasi organisasi biasanya memberikan arahan baik bagi para pengelola maupun para pengguna informasi. Bagi para pengelola kebijakan informasi merupakan sebuah kerangka kerja yang berisi prinsip-prinsip organisasi yang berhubungan dengan informasi, penggunaannya dan pengelolaannya. Di antaranya menjamin pengalokasian sumber-sumber informasi penting dalam manajemen informasi. Sedangkan dari perspektif pengguna, kebijakan informasi merupakan sebuah jaminan bahwa organisasi mempunyai komitmen untuk menyediakan informasi yang dibutuhkannya.

Dengan demikian dalam konteks perencanaan sebuah organisasi, manajemen informasi merupakan data base dimana pembuatan perencanaan menjadi lebih mudah, lengkap dan matang serta akurat.

l. Umpan balik

Memahami karakteristik dari manajemen sistem informasi yang cenderung terdiri dari subsistem-subsistem yang sistematis dalam mengelola informasi baik secara prosedural maupun interaksional antar eleman, hal ini memungkinkan terjadinya prosedur analisis umpan balik antar elemen yang mudah, cepat, akurat, efektif dan efisien.

Perbedaan manajemen sistem informasi pendidikan konvensional dengan berbasis komputer (modern)

Kebutuhan perusahaan akan informasi meningkat sejalan dengan perkembangan perusahaan. Semakin besar dan kompleks suatu perusahaan, maka semakin besar pula kebutuhan akan informasi. Informasi memang menjadi unsur penentu dalam pengambilan keputusan karena informasi digunakan untuk melakukan planning, actuating, directing, innovating, staffing, controlling, representing, dan coordinating aktivitas perusahaan. Tentunya informasi yang dibutuhkan adalah informasi yang berkualitas.

Informasi dikatakan berkualitas apabila didukung oleh relevansi, yaitu ketepatan dengan penggunaannya, ketepatwaktuan, yaitu informasi mampu disajikan tepat pada saat dibutuhkan, dan akurat, yaitu harus tepat nilainya dan dapat menggambarkan keadaan yang sebenarnya.

Informasi dibutuhkan oleh pihak internal dan eksternal. Kebutuhan mereka akan informasi berbeda tergantung pada tingkatan serta kepentingan masing-masing dalam perusahaan. Informasi (Bodnar, 2000:1) adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Sumber informasi adalah data dan data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata (Jogiyanto, 2001:8). Pentingnya akan informasi yang akurat dan tepat waktu dalam pengambilan keputusan menyebabkan perusahaan membutuhkan adanya sistem informasi yang responsif terhadap kebutuhan mereka. Hal inilah yang menjadi latar belakang mengapa banyak perusahaan sekarang ini mengganti sistem informasinya dari sistem yang manual menjadi sistem yang berbasis teknologi informasi modern (komputer).

Penggunaan teknologi informasi untuk mendukung aktivitas operasional perusahaan bukan merupakan hal yang baru lagi, melainkan kebutuhan utama karena merupakan salah satu strategi bersaing pada era sekarang ini. Penggunaan teknologi informasi dalam bentuk aplikasi system dapat digunakan, baik pada tingkat internal maupun eksternal. Untuk tingkat internal dapat digunakan, baik pada tingkat fungsi operasioal organisasi maupun tingkatan manajemen. Penggunaan pada fungsi operasional organisasi, misalnya pada fungsi akuntansi, keuangan, produksi, pemasaran dan lainnya.

Pada tingkatan manajemen, misalnya digunakan pada tingkat manajemen atas, menengah, atau bawah. Perusahaan tidak harus memiliki dan menggunakan semua aplikasi sistem yang ada, tetapi harus memilih aplikasi sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaaan


Contoh sederhana penerapan program e-learning di sekolah dalam bidang Pembelajaran berpusat pada siswa (Student Centred Learning) atau SCL.

Student Centered Learning (SCL) merupakan metode pembelajaran dengan karakteristik berpusat pada siswa. Metode ini memberikan otonomi dan pembelajaran yang lebih baik pada siswa. Pada SCL, siswa ikut serta dalam menentukan input materi, metode serta waktu pembelajaran dengan disetujui oleh administrator. Guru berperan sebagai penunjang dan dapat menerima kritik/saran dari para siswanya.
Di Indonesia, SCL belum banyak dipakai. Metode yang dipakai di Indonesia cenderung Teacher Centered Learning (TCL) yang bersifat satu arah.

Untuk menerapkan SCL (di Indonesia), perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. komitmen dari semua pihak, termasuk Depdiknas.
2. Pelatihan bagi para pengajar.
3. sosialisasi untuk menyamakan visi tentang SCL dan menerima input dari masyarakat.
4. penyusunan materi, misalnya lewat seminar, role play, debat, dll. Materi harus disesuaikan dengan kondisi yang ada, agar penyampaiannya efektif.
5. uji coba menyangkut pengajar, siswa, materi dan metode penyampaian implementasi SCL selalu mempunyai hal-hal di bawah ini:

- sosialisasi materi.
- Assment (siswa bisa mengukur sendiri tingkat kemampuannya).
- interaksi antar siswa.
- strategi penyampaian.
- orientasi motivasi siswa.
- pengawasan berkala.

Lalu bagaimana dengan SCL untuk mahasiswa?
SCL dapat dinikmati oleh mahasiswa lewat e-learning yang dapat diakses di mana saja dan kapan saja. Beberapa cara penerapan e-learning seperti di bawah ini:

1. pengajar sebagai penunjang. Siswa hanya bertanya jika perlu lewat media internet adanya fasilitas pemberian kritik/saran adanya fasilitas pemberian materi yang berbeda sesuai kelas/tingkat kemampuan masing-masing.
2. siswa dapat merumuskan materi sendiri. Semakin dilibatkannya seorang siswa, motivasinya dapat semakin meningkat.
3. website e-learning harus dapat diakses di mana saja dan kapan saja siswa dapat mengukur kemampuannya sendiri adanya forum diskusi bagi siswa siswa dapat menambah materi dengan mendapat persetujuan admin.

Penerapan SCL mungkin lebih cocok diterapkan di tempat-tempat kursus yang siswa-siswanya memang memiliki minat pada bidang yang dikursuskan.

Artikel Bersangkutan