Sistem Informasi dalam Manajerial Organisasi Pendidikan

A. PENDAHULUAN

Mutu pendidikan tercermin dari mutu SDM. SDM yang rendah berarti mutu pendidikan pun masih rendah. Mengapa demikian? Masyarakat beranganggapan bahwa keberhasilan pendidikan hanya diukur oleh hasil tes. Apabila hasil nilai ujian nasional baik maka dianggap sudah berhasil mendidik anak-anaknya. Atau kalau suatu sekolah banyak meluluskan siswa ke perguruan tinggi melalui SPMB maka dianggap sekolah itu favorit dan banyak diserbu orang tua untuk menyekolahkan anaknya. Rangking sekolah diurut berdasarkan nilai UN. Akibatnya orang tua harus mengeluarkan uang ekstra untuk menitipkan anaknya pada bimbingan belajar yang melakukan latihan menjawab soal-soal UN atau SPMB, karena orang tua menginginkan anaknya masuk sekolah atau perguruan tinggi favorit.

Proses pembelajaran di dalam kelas kurang mendapat perhatian dari orang tua dan dari pemerintah, yang penting hasil UN (Ujian Nasional). Umumnya pembelajaran dilakukan dalam bentuk satu arah, guru lebih banyak ceramah dihadapan siswa sementara siswa mendengarkan. Selain itu, kebanyakan pengawas dari dinas pendidikan belum berfungsi sebagai supervisor pembelajaran di kelas. Ketika datang di sekolah, pengawas memeriksa kelengkapan administrasi guru berupa dokumen renpel (rencana pelajaran). Begitu juga kepala sekolah yang umumnya lebih mementingkan dokumen administrasi guru, seperti renpel dari pada masuk kelas melakukan observasi dan supervisi terhadap pembelajaran oleh seorang guru.

Seiring dengan perkembangan IPTEK, pengetahuan guru harus selalu disegarkan. Kegiatan seminar atau forum diskusi ilmiah merupakan media untuk penyegaran pengetahuan guru baik materi subyek maupun pedagogi. Sayangnya, tidak sedikit kepala sekolah yang tidak mengijinkan guru untuk berpartisipasi dalam kegiatan seminar atau forum diskusi. Seharusnya kepala sekolah mendorong bahkan memfasilitasi guru agar bisa berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan ilmiah, seperti seminar untuk menambah wawasan guru. Selain itu, sedikit guru yang sudah memanfaatkan fasilitas ICT (Information Communication Technology) di sekolah untuk meningkatkan pengetahuan padahal fasilitas itu sudah masuk ke sekolah, seperti komputer dan telepon. Sementara, sekolah mampu menyediakan dana untuk rekreasi ke tempat-tempat wisata.

Berdasarkan realitas di atas, makalah ini mencoba menguak kembali pentingnya Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam suatu organisasi, khususnya dalam bidang pendidikan. Penyusunan makalah ini diharapkan akan mampu membangkitkan semangat organisasi pendidikan dalam melakukan pelayanannya kepada siswa dan masyarakat sehingga semakin meningkatkan kualitas output organisasi pendidikan sehingga mereka siap dan mampu menghadapi tantangan zaman, khususnya segi teknologi dan informasi.

B. Manajemen Pada Aspek Informasi

Informasi, data, fakta, atau opini dalam suatu organisasi dapat berlangsung dari atas ke bawah atau sebaliknya dan dapat pula berlangsung secara horisontal. Lalu lintas informasi tersebut dapat berlangsung sewaktu-waktu dengan frekuensi tinggi atau rendah. Intensitas informasi tersebut belum tentu cocok dengan kebutuhan suatu organisasi dan bidang tertentu, terlebih bila informasi-informasi yang ada menumpuk dan tercampur baur. Maka untuk penertibannya dibutuhkan suatu perangkat khusus yang dapat menanganinya. Perangkat tersebut dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Manajemen Informasi secara Sistem (MIS).

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”.[1] SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.[2]

Baskerville dan Myers berargumentasi bahwa SIM sudah saatnya menjadi sebuah disiplin ilmu secara mandiri.[3] Davis menawarkan konsensus, bahwa setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang SIM :

1. Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya.
2. Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya.
3. Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya.
4. Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.
5. Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan seterusnya.[4]

Secara ideal, lembaga pendidikan seharusnya memiliki SIM yang merupakan suatu unit atau badan tersendiri lengkap dengan susunan petugasnya. Sebab, adanya SIM bertujuan—sebagaimana dijelaskan Murdick—untuk meningkatkan manajemen yang didasarkan kepada berita-berita, intuisi, dan pemecahan masalah yang terisolasi kepada manajemen yang didasarkan pada informasi secara sistem, pemrosesan data secara sempurna dengan alat-alat yang canggih dan pemecahan masalah secara sistem.[5]

SIM sebagai suatu badan memiliki bagian-bagian yang melaksanakan tugas-tugas tertentu. Bagian-bagian itu ialah: (1) pengumpulan data, (2) penyimpan data, (3) pemroses data, dan (4) pemrogram data. Masing-masing bagian tersebut dibutuhkan petugas yang ahli dalam bidangnya. Di negara-negara yang kaya, SIM sudah menggunakan alat yang canggih, yaitu komputer sehingga dapat memberikan informasi yang lengkap dan benar. Di negara-negara berkembang seperti halnya Indonesia, pemakaian komputer ini sedang dirintis. Meski demikian, data dapat saja diproses dengan pikiran dan keterampilan petugas dengan memakai model berpikir deduktif dan induktif. Berpikir deduktif bersumberkan dari kebutuhan manajer sedangkan berpikir induktif terjadi ketika menyusun informasi dari fakta-fakta yang menyangkut kebutuhan manajer.

C. Sistem Informasi Sebagai Pendukung Proses Manajerial

Teori-teori kepemimpinan diketahui bahwa manajemen suatu organisasi memainkan tiga ketegori peranan, yaitu peranan yang bersifat interpersonal, peranan informasional, dan peranan selaku pengambil keputusan. Peranan yang bersifat interpersonal dimaksudkan untuk menumbuhkan iklim solidaritas dan kebersamaan dalam organisasi. Peranan ini dapat terlihat dalam tiga bentuk, yaitu (1) peranan yang bersifat simbolis, dimana ia akan berakibat pada kesediaan manajemen untuk terlibat dalam berbagai kegiatan sosial dan seremonial. (2) Peranan selaku pimpinan, dimana kemampuan memimpin yang efektif akan turut menentukan keberhasilan atau kegagalan organisasi. (3) Peranan sebagai penghubung, yakni manajemen menerima informasi dari pihak luar dan sebaliknya memberikan informasi kepada pihak luar tentang organisasi yang dipimpinnya.

Peranan yang kedua adalah peranan informasional. Yakni, dalam kedudukannya sebagai pimpinan dalam organisasi, manajemen menjadi pemantau arus informasi, selain sebagai penerima dan pembagi informasi. Peranan yang terakhir adalah selaku pengambil keputusan, baik yang sifatnya strategis, fungsional dan teknis operasional. Seluruh peranan yang telah disebutkan tadi akan dapat dimainkan oleh manajemen dengan tingkat efektivitas yang tinggi apabila sebelum dan selama memainkan peranan tersebut tersedia semua jenis informasi yang diperlukan oleh manajemen suatu organisasi.

Organisasi apapun yang dikelola, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial yang pada intinya berkisar pada penentuan tujuan dan sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.

1. Penentuan Tujuan dan Sasaran

Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam rangka penentuan juga pencapaian tujuan tersebut maka dibutuhkan informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran kasar atau global tentang kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi, baik secara internal organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana organisasi bergerak. Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara eksternal dapat mencakup bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial budaya, serta arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara internal informasi yang diperlukan adalah tentang produk yang akan dihasilkan dikaitkan dengan kemampuan organisasi dalam penyediaan dan penguasaan berbagai sarana, prasarana, dana dan sumber daya manusia.

2. Perumusan Strategi

Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi memerlukan strategi yang mantap dan jelas. Salah sat instrumen ilmiah yanng umum digunakan dalam penentuan strategi organisasi ialah analisis SWOT, yaitu Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar ampuh sebagai instrumen pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi, diperlukan informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman yang mungkin dihadapi oleh organisasi tersebut.

3. Perencanaan

Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran melalui penelenggaraan fungsi perencanaan. Karena perencanaan merupakan salah satu hal yang penting dalam organisasi, perlu diketahui secepat mungkin berbagai resiko dan faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab kegagalan pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi. Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H, yaitu what (apa), when (kapan), where (di mana), who (siapa), why (mengapa), dan how (bagaimana).

4. Penyusunan Program Kerja

Penyusunan program kerja merupakan rincian sistematis dari rencana kerja jangka waktu menengah. Keenam pertanyaan di atas harus terjawab dalam penyusunan program kerja dimana ia harus bersifat kuantitatif, menyatakan secara jela dan konkrit hasil yang diharapkan, standar kinerja jelas, mutu hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan program kerja disusun sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan operasional.

5. Pengorganisasian

Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat menjadi wadah dimana sekelompok orang bergabung dan menempati wilayah-wilayah tertentu untuk melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Organisasi dapat pula menjadi tempat berinteraksi antar anggota organisasi tersebut maupun dengan anggota organisasi lainnya.

Tolok ukur keberhasilan suatu organisasi tidak dilihat secara inkremental dari apa yang dicapai oleh masing-masing satuan kerja melainkan dari sudut pandang yang bersifat holistik dalam arti keberhasilan organisasi secara keseluruhan. Penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawab fungsional satuan kerja tertentu memerlukan interaksi, interdependensi dan interrelasi dengan semua satuan kerja lainnya. Dan tentunya proses seperti ini memerlukan suatu sistem informasi yang baik.

6. Penggerakan SDM

Penggerakan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang teramat penting dalam manajemen sekaligus paling sulit. Penggerakan SDM yang tepat dan efektif memerlukan informasi yang handal. Misalnya, informasi tentang klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian dan analisis pekerjaan, informasi tentang standar mutu yang diterapkan dalam manajemen, dan berbagai informasi lainnya yang memungkinkan satuan kerja yang mengelola SDM dalam organisasi menyelenggarakan berbagai fungsinya dengan baik.

7. Penyelenggaraan Kegiatan Operasional

Penyelenggaraan kegiatan operasional merupakan bagian yang sangat penting dari keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes apakah sebuah organisasi berjalan di atas “rel” yang benar atau tidak. Hal ini dikarenakan manajemen bersifat situasional dimana penerapan prinsip-prinsip manajemen harus diterapkan secara universal dengan memperhitungkan faktor situasi, kondisi, ruang dan waktu. Manajemen juga berorientasi pada hasil optimal dari segi produk, efisiensi dan efektivitas kerja. Sehingga penyelenggaraan kegiatan operasional yang baik dan tepat hanya akan terwujud bila didukung dengan berbagai informasi yang tepat pula.

8. Pengawasan

Pengawasan diperlukan atas pertimbangan bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional memungkinkan terjadi kesalahan yang berarti dapat berakibat pada tidak terwujudnya tingkat efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang diharapkan. Oleh karena itu, kegiatan pengawasan jelas memerlukan sekaligus menghasilkan informasi tentang penyelenggaraan berbagai kegiatan operasional yang sedang terjadi.

9. Penilaian

Seperti halnya dalam pengawasan, informasi dalam proses penilaian juga sangat dibutuhkan. Informasi ini dapat diperoleh melalau berbagai wawancara, penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap mengetahui pengetahuan mendalam tentang seluruh proses manajerial, dan teknik-teknik lainnya yang dipandang perlu dan tepat digunakan.

10. Sistem Umpan Balik

Semua informasi yang diperoleh—terutama dari hasil penilaian—diumpanbalikkan kepada berbagai pihak yang berkaitan dengan manajerial organisasi, termasuk kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para pimpinan satuan usaha, dan lainnya. Hal ini penting dilakukan supaya manajerial organisasi yang bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas, efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal organisasi dapat terwujud secara maksimal.

Penjelasan di atas membuktikan bahwa informasi sangat dibutuhkan dalam pengembangan suatu organisasi. Untuk membangun informasi yang handal dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan mengolah data serta menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Tanpa dukungan SIM yang tangguh, maka akan sulit organisasi yang baik akan terwujud, karena SIM menolong lembaga-lembaga bidang apapun dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi, mendorong terciptanya layanan-layanan baru, meningkatkan kontrol, mengotomatisasikan sebagian pekerjaan rutin, menyederhanakan alur registrasi atau proses keuangan, dan lain sebagainya.

D. Pembangunan SIM dalam Bidang Pendidikan

Meskipun Teknologi Informasi (TI) telah berkembang pesat serta memungkinkan mewujudkan impian-impian suatu organisasi, utamanya bidang pendidikan, namun tidak mudah dalam membangun atau menggunakan SIM, atau dalam dunia pendidikan dikenal dengan e-education. Hal ini dikarenakan banyak sekali tantangan yang harus dihadapi dalam bidang pendidikan,[6] antara lain:

1. Tantangan strategi pendidikan, seperti strategi lama masa pendidikan, konsentrasi materi pelajaran, fokus kurikulum, dan lain-lain. Strategi ini harus dirumuskan dengan baik karena akan menentukan model dan bentuk SIM yang dibangun.
2. Tantangan globalisasi. Ini menyangkut bagaimana organisasi pendidikan dapat memahami seluk beluk pendidikan dalam masyrakat global. Lingkup peserta pendidikan dapat berubah menjadi luas, tidak sekedar siswa lokal tetapi siswa dari berbagai penjuru dunia.
3. Tantangan arsitektur informasi. Lembaga pendidikan harus merumuskan arsitektur informasi yang dapat diakses secara bebas dan aman dari manapun.
4. Tantangan investasi. Tantangan investasi TI yang dapat memberikan layanan akses dengan skala luas. Hal ini sangat kompleks dan membutuhkan perhatian yang cukup serius.
5. Tantangan kemampuan respon dan kontrol. Bagaimana lembaga pendidikan merancang sistem yang mudah untuk memberikan respon dan mengontrol pengakses.
6. Tantangan operasional. Tidak banyak lembaga yang mampu dengan sempurna mengatasi persoalan operasional, khususnya pemeliharaan informasi yang disajikan dalam berbagai media.
7. Tantangan menghadirkan suasana sekolah. Tantangan ini memang sulit dijawab. Selain belum ada standar yang jelas, ukuran suasana sekolah yang dirasakan satu orang dengan lainnya tentu berbeda.

Pembangunan SIM bertujuan untuk membangun aliran data dan informasi sehingga mampu mengintegrasikan data dan mendistribusikan informasi dari dan ke berbagai terminal dengan cepat, akurat dan aman. Pembentukan SIM pendidikan mempunyai beberapa tahapan, yaitu:

1. Membangun sistem pemrosesan transaksi melalui pembangunan kantor elektronik seoptimal mungkin. Artinya, organisasi pendidikan harus mampu mendorong terciptanya otomatisasi dan komputerisasi.
2. Membangun SIM pendidikan berbasis jaringan komputer yang akan mengolah database organisasi, menghasilkan laporan-laporan atau informasi-informasi serta mendistribusikannya kepada pihak-pihak pengambil keputusan dengan tepat waktu dan akurat. 
3. Membangun sistem pendukung keputusan untuk mengolah database yang ada guna membantu dalam menemukan alternatif-alternatif keputusan manajerial. 
4. Mengembangkan SIM yang bersifat lintas platform, yaitu SIM yang mampu menjembatani perbedaan antar platform SIM pendidikan yang meliputi perbedaan sistem operasi, waktu, mata uang, juga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh pengakses sistem.
   

E. Penutup

Manajemen suatu organisasi, dalam bidang apapun, akan berkembang dengan sangat baik serta dapat menghasilkan serta mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan maksimal apabila proses manajerial organisasi tersebut dapat menggunakan juga memanfaatkan informasi secara sistem dengan sebaik-baiknya. Keberhasilan seorang manajer memimpin suatu organisasi bergantung pada terampil atau tidaknya dia beserta perangkat kerja yang terlibat di dalamnya dalam menggunakan fasilitas informasi yang tersebar, baik di dalam organisasi tersebut ataupun di lingkungan sekitar organisasi.

Dalam bidang pendidikan pun semakin perlu kehadiran SIM yang canggih. Hal ini guna menjawab tantangan-tantangan pendidikan dalam meningkatkan kualitas serta kuantitas pendidikan di Indonesia yang saat ini terbilang masih rendah bila dibanding negara-negara berkembang lainnya.

DAFTAR PUSTAKA

Davis, G., and M. Olson, Management Information Systems, 1984.

Manajemen Pendidikan Indonesia.

Baskerville, R.L., and M. D. Myers, Information Sistems as A Reference Discipline, MIS Quarterly, 2002.

Oetomo, Budi Sutedjo Dharma, e-Education; Konsep, Teknologi dan Aplikasi Internet Pendidikan, Yogyakarta: 2002.

---

[1] G. Davis and M. Olson, Management Information Systems, 1984, hal. 56.

[2] Manajemen Pendidikan Indonesia, hal. 148.

[3] R.L. Baskerville and M. D. Myers, Information Sistems as A Reference Discipline, MIS Quarterly, 2002, hal. 114.

[4] Budi Sutedjo Dharma Oetomo, e-Education; Konsep, Teknologi dan Aplikasi Internet Pendidikan, Yogyakarta: 2002, hal. 23.

[5] Manajemen Pendidikan Indonesia, hal. 149.

[6] Budi Sutedjo, e-Education….., hal. 140 – 142.

Artikel Bersangkutan